7 maneiras de escrever melhores itens de ação produtiva florescente artrite x ray pé

Uma observação rotineira de facilitar workshops e treinar pessoas em questões relacionadas à produtividade e execução de estratégias é que a forma como as pessoas estão formulando itens de ação simplesmente não as ajuda. Um item de ação bem escrito contém informações suficientes para estimulá-lo a agir, em vez de apenas servir como âncora para que você se lembre do que precisa ser feito.

Se você usa um sistema de produtividade formalizado como o GTD ou uma maneira mais intuitiva e caseira de extrair coisas de sua cabeça, existem duas fases distintas: captura e processo. “Captura” é onde você tira coisas da sua cabeça, enquanto “processo” é onde você realmente analisa o que você tirou da cabeça. Essa distinção é muito parecida com a distinção entre redação e edição; o objetivo principal da fase de captura é retirá-lo para que você possa vê-lo, e a fase do processo é necessária para que você possa entender o processo.

Nossos itens de ação são frequentemente códigos abreviados para os nossos eus atuais e servem apenas para movimentar nossa memória. Embora isso possa funcionar para as coisas que talvez precisemos fazer hoje, o que geralmente acontece é que uma tarefa que pretendemos fazer hoje é iniciada no futuro. Não é metafísico para você, mas a pessoa que lê o item de ação daqui a dois meses é uma pessoa diferente, que pode não se lembrar do significado desse código abreviado.

Descobri que quando as pessoas escrevem os itens como se estivessem escrevendo para outra pessoa, eles escrevem da maneira correta. Isso significa que suas vidas são mais fáceis no futuro quando chegam a esses itens de ação, bem como no momento em que veem os itens e não precisam adivinhar o que precisa ser feito. 3. Use construções de verbo-substantivo no início do item de ação e todo o caminho para cima.

Uma construção verbo-substantivo diz o que precisa ser feito para o quê; Ele automaticamente estimula a ação, que é o que queremos. Em nosso exemplo “relatório TPS” acima, adicionar um verbo simples como “relatório de TPS de rascunho” cria um constructo de verbo-substantivo útil. Agora você não precisa adivinhar o que precisa ser feito. você fica sabendo como fazer isso, o que é uma melhoria substancial.

Outra coisa a reconhecer sobre o poder das construções verbo-substantivo: elas tornam aparente quando você precisa dividir um projeto em partes viáveis, porque a pergunta imediata que surge é “o que precisa ser feito para fazer isso?” Se você sabe que você precisa enviar um e-mail para Mike para pedir a ele que envie sua matriz de QLM antes de terminar o relatório do TPS, então é fácil ver que o relatório do TPS é na verdade um projeto em várias etapas com subitens. Quais outros itens estão lá? Não só isso, mas os verbos que vão na frente das tarefas e aqueles que vão na frente dos projetos são normalmente diferentes, novamente dando-lhe um sinal sobre quanto trabalho vai demorar para completar a coisa em questão. 4. Se precisar ser feito por um certo tempo, inclua o “quando” na tarefa.

Esse pode ser complicado, porque às vezes fica claro quem deve fazer um item e você pode responsabilizá-lo por ele. No entanto, em alguns casos, você precisará atribuir a propriedade apenas para que isso seja feito. Muitos gerentes e líderes não entendem que, se alguém não recebe o item, o gerente ou o líder é responsável por vê-lo, o que geralmente não é a intenção. eles querem “alguém” para fazer isso.

Muitos itens de ação destinam-se a estimular a ação de outra pessoa na cadeia de um projeto; pense em um projeto de várias pessoas como uma corrida de revezamento, em que uma pessoa administra um pedaço da corrida e entrega o bastão para a próxima pessoa. Em nosso exemplo acima, a conclusão da matriz de QLM do microfone permite a próxima etapa do processo, mas se ele for concluído e não for enviado, haverá um relay falhando. Muito tempo é perdido por transferências ruins, e os dias tornam-se facilmente semanas de trabalho. (os relés são uma das primeiras coisas que procuro nos fluxos de trabalho de equipe, pois simplificá-los produz benefícios imediatos e duradouros.)

Ao manipular os relés, você pode dividir os itens em dois itens distintos – eG, “atualizar a matriz QLM para sarah na quarta-feira” e “enviar a matriz QLM atualizada para sarah na quarta-feira” – ou desenvolver o hábito interno de enviar automaticamente o item para o próxima pessoa na cadeia. Equipes que funcionam bem com pessoas eficientes geralmente optam pelo último porque confiam umas nas outras e no processo. 7. Dê contexto como comentário ou nota.

Dar contexto à tarefa – como dizer por que a tarefa é importante ou fornecer informações básicas – pode ajudar você e quem quer que consiga a tarefa a concluí-la melhor e, muitas vezes, motiva a pessoa a fazê-lo. Toda uma horda de tarefas pode muitas vezes parecer um trabalho pesado, mas saber onde e por que seu trabalho se encaixa pode ser incrivelmente útil. Você ficaria surpreso com o fato de levar 10 segundos extras para escrever algumas frases pode afetar a qualidade e a pontualidade da execução.

Essas etapas são listadas em uma ordem lógica e sequencial que ajudará você a processar cada item de ação. Você notará que a ordem se move de “o que precisa ser feito?” Para “quando?” Para “por quem?” Para “o que vem depois?” Para “por quê?” Você pode não ter um “por quem” se você trabalha sozinho ou por conta própria, mas o restante das etapas ainda é relevante; Nessa nota, muitos solopreneurs têm dificuldade em delegar precisamente porque assumem automaticamente que tudo o que precisa ser feito precisa ser feito por eles. Escrever melhores itens de ação é uma prática

A maioria das coisas que valem a pena são práticas contínuas, e escrever itens de ação melhores não é diferente. Eu tenho enraizado essas coisas como hábitos depois de fazer e ensinar a eles por tanto tempo e descobrir o que funciona e o que não funciona. Demora algum tempo extra? Pode apostar. No entanto, muito mais tempo é geralmente desperdiçado com a formulação inadequada de itens de ação, porque eles não estão estimulando as ações necessárias para concluí-los.